Als Basis für die Einführung eines verwaltungsweiten Prozessmanagements wurde zunächst ein Prozessregister erstellt. Hierzu wurden in mehr als 110 Interviews mehr als 3.000 Prozesse identifiziert und an Hand von Kennzahlen klassifiziert. Auf Basis dieser Kennzahlen und durch Workshops mit den betroffenen Leistungseinheiten wurden die Prozesse identifiziert, die sich besonders gut für eine vollständige Digitalisierung eignen und den höchsten Nutzen für Bürger*innen, Unternehmen und verwaltungsinterne Abläufe versprechen. In der Folge wurde ein verwaltungsweites Prozessmanagement aufgesetzt und mit der Aufnahme der Ist-Prozesse begonnen. Mittlerweile wurden mehr als 400 Prozesse detailliert modelliert und weitestgehend analysiert, um sie dann zu optimieren und bestmöglich zu digitalisieren. Es wurden Modellierungsrichtlinien festgelegt, um eine gleichbleibende Granularität und auch Qualität der Erfassung sicherzustellen.
Damit das Prozessmanagement in der Organisation verankert werden kann, darf keine Digitalisierung von Prozessen erfolgen, ohne den Ist-Zustand zu erheben und ein Soll-Konzept zu erstellen. Es wird stets eine vollständige Digitalisierung angestrebt, d. h. eine medienbruchfreie Prozessdurchgängigkeit vom Antrag über die Bearbeitung bis zum Bescheid. Insbesondere die Arbeit in den Förderprojekten der digitalen Modellregion hat hier deutlich gemacht, dass dieser Anspruch richtig und notwendig ist, aber an vielen Stellen aufgrund formaler, meist rechtlicher Vorgaben, noch nicht komplett umsetzbar ist.
Zur Unterstützung der Umsetzung des OZG und der Verwaltungsdigitalisierung wurde das föderale Informationsmanagement, kurz FIM, ins Leben gerufen. Die FIM-Methodik ist ein Baukastensystem, das die standardisierte Erfassung einer Verwaltungsleistung in drei Bausteine gliedert: Leistungen, Datenfelder und Prozesse. Damit weicht FIM in Teilen von dem in der Verwaltung gewählten BPMN-2.0-Standards ab und ist stärker auf die Bedürfnisse der Verwaltungen zugeschnitten. Die Prozessmanager*innen im Amt für Informationstechnik und Digitalisierung wurden bereits zu FIM-Informationsmanager*innen qualifiziert, da das FIM-Methodenwissen für die Beteiligung an zahlreichen Pilotprojekten des Bundes und Landes sinnvoll war. In einem nächsten Schritt ist die Ausbildung zu FIM-Methodenexpertinnen und -experten geplant, um die föderale Zusammenarbeit auf Landesebene noch weiter zu intensivieren.
