Die „Einführung eines digitalen Aktenplans“ ist eines der Förderprojekte der Stadt Wuppertal als Leitkommune der digitalen Modellregion Bergisches Städtedreieck und stellt die Grundlage hinsichtlich zahlreicher anderer Digitalisierungsprojekte in der Stadtverwaltung Wuppertal dar. Ebenso ist die Einführung eines digitalen Aktenplans die Voraussetzung für die Digitalisierung der Eingangspost und die Digitalisierung von Prozessen und somit die Basis für die papierfreie Verwaltungsarbeit. Im Rahmen der Corona-Pandemie wurde die Bedeutung der elektronischen Aktenführung und einer zentralen Ablage und Bearbeitungsstruktur des allgemeinen Schriftgutes noch einmal besonders deutlich. Das verwendete Dokumentenmanagementsystem verbindet das Archiv-, das Dokumenten- und das Workflowmanagement. Seine integrierten E-Akten-Lösungen sind speziell auf die Anforderungen der Stadtverwaltung zugeschnitten und bieten Schnittstellen zu Fachverfahren sowie weitere Funktionserweiterungen.
Die Einführung des digitalen Aktenplans wurde wie geplant bis Ende 2021 abgeschlossen. Der digitale Posteingang wird nun nach Umsetzung des Aktenplans sukzessiv in 2022 abgeschlossen. Außerhalb des Förderprojektes wurde bereits begonnen die ebenso wichtigen Fallakten umzustellen und in das System zu integrieren. Bis alle Akten umgestellt und auch alle Bestandsakten digitalisiert sein werden, wird es noch einige Jahre dauern, jedoch ist der konzeptionelle Teil des Projektes soweit abgeschlossen, dass es aktuell vor allem um die Umsetzung in sämtlichen Fachämtern geht.
