Die mit Abstand größten Auswirkungen auf die Umsetzung der Maßnahmen und Projekte aus der IT- und Digitalisierungsstrategie digiTal 2023 und damit auch für die Fortschreibung der Strategie hat die noch andauernde Corona-Pandemie gehabt.
Ohne Vorbereitungszeit wurden die Beschäftigten, die Führungskräfte und die städtische Infrastruktur vor bislang noch nie dagewesene Herausforderungen gestellt. Dies hat zu erheblichen Verschiebungen in den Zeitplänen einiger Projekte geführt und insgesamt die Digitalisierung der Verwaltung noch einmal erheblich beschleunigt.
Der digitale Aktenplan wurde bis zum Jahresende 2021 umgesetzt, dicht gefolgt von der Anbindung der digitalen Eingangspost – ein wesentliches Werkzeug, um große Teile der Verwaltung in der Pandemie arbeitsfähig zu halten. Parallel wurde mit der Umsetzung der Fallakten begonnen – ein Prozess, der aufgrund der Menge an Fallakten noch einige Zeit in Anspruch nehmen wird, aber strukturiert abgearbeitet wird.
„Videokonferenzen, das Intranet und die Beschäftigten-App sind aktuell Wege der internen Kommunikation. Gerade mit der App können auch Mitarbeiter*innen erreicht werden, die nicht am Computer tätig sind.“
Dirk Böckmann, Gruppenleiter Netzwerk-Betrieb, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung, Stadt Wuppertal
Bürger*innenservices wurden deutlich schneller und in größerer Stückzahl in das neue Online-Serviceportal der Stadt integriert, um den Wuppertalerinnen und Wuppertalern Behördengänge soweit wie möglich zu ersparen.
Die Pandemie hat dazu geführt, dass Homeoffice heute die Regel und nicht mehr die Ausnahme ist und dass die technische Infrastruktur dahingehend massiv verändert wurde. Mobile Endgeräte wurden in großer Stückzahl beschafft und ausgeliefert, was es jetzt ermöglicht, die Arbeitsweisen in vielen Bereichen der Verwaltung auch nachhaltig zu verändern. Befragungen der Beschäftigten, zum Beispiel durch die Stabsstelle Gleichstellung und Antidiskriminierung gemeinsam mit dem Haupt- und Personalamt, haben gezeigt, dass sich viele Mitarbeiter*innen eine Rückkehr in die Arbeitsstrukturen vor der Pandemie nicht mehr vorstellen können. An diesem Punkt setzt die Stadtverwaltung Wuppertal nun an, mit dem Ziel die Erfahrungen aus der Pandemie in geordneten Bahnen für die Zukunft zu adaptieren.
Gegenstand der IT- und Digitalisierungsstrategie digiTal 2026 ist deshalb auch ein verwaltungsweites strategisches Projekt, um die Rahmenbedingungen für die zukünftige Arbeitsorganisation in der Stadtverwaltung zu definieren und umzusetzen. Die neuen Arbeitsformen werden sich erheblich vom Zielbild unterscheiden, das noch 2018 bei Veröffentlichung von digiTal 2023 vorgeherrscht hat.
Chatbots, die als weiterer Servicekanal für die Bürger*innen geplant sind, konnten noch nicht eingeführt werden, weil die Ressourcen während der Pandemie an anderer Stelle gebraucht wurden.