Für Oberbürgermeister Uwe Schneidewind ist der Start des digitalen Altaktenarchivs ein Meilenstein: „Leistungsfähige und effiziente Verwaltungsprozesse sind für den Wandel der Stadt und die Akzeptanz der Wuppertaler Bürgerinnen und Bürger von zentraler Bedeutung. Die Bearbeitung von Bauanträgen gehört zu einem von fünf Schlüsselbereichen, die besonders im Fokus stehen, weil sie für Bürger und Unternehmen als Gradmesser einer funktionierenden, bürgernahen Verwaltung gelten. Daher freut es mich besonders, dass jetzt nach ganz viel engagierter, interner Vorarbeit die Erfolge auch nach außen präsentiert werden können.“

Auch Dr. Sandra Zeh, Dezernentin für Personal, Digitalisierung und Wirtschaft, freut sich über diesen wichtigen Schritt: „In sehr vielen Gesprächen mit den Wuppertaler Unternehmen, die ich in den letzten Monaten seit meinem Amtsantritt führen durfte, stand das Thema Baugenehmigungen ganz weit oben auf der Tagesordnung. Daher war es mir ein Herzensanliegen, dass wir hier schnell für eine Verbesserung sorgen. Ich bin stolz, dass es dem Amt für Informationstechnik und Digitalisierung und dem Bauamt in einer gemeinsamen Kraftanstrengung gelungen ist, den ersten Schritt zur Optimierung des Themas Baugenehmigungen jetzt auf den Weg gebracht zu haben. Zudem freue ich mich, dass die Bürgerinnen und Bürger ab sofort in den meisten Fällen die Bauakteneinsicht von zu Hause und innerhalb kürzester Zeit beantragen und vornehmen können, da wir eine bürgernahe, digitale Verwaltung sein möchten.“

Schon heute können Bauwillige den Stand ihrer Anträge online verfolgen. Möglich ist das durch das Portal „Bauen Online“. Neben dem Onlineportal hat die Abteilung gemeinsam mit dem Amt für Informationstechnik und Digitalisierung nun eine komplett neue Website aufgebaut, die das bestehende Serviceangebot der Bürgerberatung Bauen ergänzen wird. Mit diesem zusätzlichen Format können alle Interessierten und am Bau Beteiligten Informationen rund ums Thema Bauen abfragen. Bürger erhalten dort beispielsweise Antworten auf die häufigsten Fragen in den sogenannten FAQs (Frequently Asked Questions), Formulare, wichtige Links und auch die direkten Kontaktdaten der Mitarbeitenden sowie eine Übersicht zu deren Zuständigkeiten.

Über die neue Website gelangt man auch zur digitalen Altakteneinsicht. Das Archiv umfasst grundsätzlich abgeschlossene Bauakten nach 1945. Von 210.000 Altakten ist bereits über die Hälfte digitalisiert. „Und das sind keine einheitlichen DIN A4-Blätter, die man mal eben durch einen Scanner jagt, sondern alles: vom tischplattengroßen Plan, der beim Auseinanderfalten fast auseinanderfällt bis zum Zettel mit handschriftlichen Notizen“, weiß Felicitas Elsner.

Die Stadt hat mit dieser Aufgabe eine Fachfirma beauftragt, deren Arbeit nach aktueller Hochrechnung insgesamt rund 3,2 Millionen Euro kosten wird. Dafür soll dann alles schneller und einfacher gehen. Hinzu kommen noch circa 90.000 Mikrofiche, deren Digitalisierung ebenfalls geplant ist.

Frank Hufschmidt, Projektleiter für die Aktendigitalisierung beim Amt für Informationstechnik und Digitalisierung, sieht die Aktendigitalisierung im Kontext der Gesamtdigitalisierung als entscheidenden Ausgangspunkt: „Die Digitalisierung der Bauakten ist die Grundlage für die digitale Bearbeitung und Ausgangspunkt der Prozessoptimierung. Zusammen mit der aktuell laufenden Einführung der elektronischen Bauakte und weiteren digitalen Arbeitsmitteln wird es uns gelingen, die Mitarbeitenden bei Such-, Wege-, Liege- und Bearbeitungszeiten zu entlasten.“

Für den bereits digitalisierten Teil wird die Einsicht in das Altaktenarchiv ab heute online angeboten. „Damit hoffen wir dann auch, die Einsicht in die noch nicht digitalisierten Fälle mit kürzeren Wartezeiten anbieten zu können, weil interne und externe Kommunikationswege verkürzt werden sowie der Aufwand für technische und räumliche Infrastruktur sinkt“, erklärt Felicitas Elsner.

Leider ist es nicht gängige Praxis, dass Baugenehmigungen und dazugehörige Dokumente einer Immobilie sorgfältig aufbewahrt und bei Eigentümerwechsel übergeben werden. Auch deshalb ist der Andrang beim Altaktenarchiv so groß. Die Stadt möchte in solchen Fällen unterstützen und mit dieser freiwilligen Leistung das Serviceangebot für die Bürgerinnen und Bürger digital ausbauen.

Bisher mussten für Hauseigentümer oder Architekten die an unterschiedlichen Standorten im Stadtarchiv am Haspel und im Rathaus gelagerten Akten mit großem Aufwand herausgesucht und dann Termine für die Einsicht vereinbart werden. Dies wird mit dem neuen Verfahren und der bereits hohen Digitalisierungsquote nun deutlich einfacher. Bei der digitalen Akteneinsicht erhält der Eigentümer der Immobilie oder eine von ihm berechtigte Person einen Link, der jederzeit die Durchsicht der Aktendatei ermöglicht. 

„Wir stehen oft in der Kritik für Rahmenbedingungen, auf die wir überhaupt keinen Einfluss haben“, erklärt Ressortleiter Jochen Braun. „Die Landesbauordnung gibt vor, dass Baugenehmigungen vom Eigentümer aufzubewahren und an künftige Eigentümer zu übergeben sind. Nur die wenigsten wissen oder beachten das. Daher wollen wir bei der Umsetzung hier vor Ort Dienstleister der Bürgerinnen und Bürger sein und so transparent und schlank wie möglich arbeiten.“