„Die Verwaltung hat in der Pandemie bewiesen, dass sie handlungsfähig und für die Bürgerinnen und Bürger da ist“, lautet das Resümee für 2020 von Stadtdirektor Dr. Johannes Slawig, der auch Personaldezernent ist. Schon im Frühjahr 2020 hätten die Mitarbeiter der Verwaltung gezeigt, dass sie flexibel und effektiv auf die Herausforderungen der Pandemie reagiert hätten – zum Beispiel mit der Pass-Ausgabe im Opernhaus, extra Samstags-Öffnungszeiten und dem Corona-gerechten Umbau von Front-Offices. Durch Corona habe sich der Digitalisierungsprozess in der Verwaltung beschleunigt. So stiegen die Online-Zugänge, die es den städtischen Mitarbeitern ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten, im vorigen Jahr von 800 auf 2.000. In der Hochphase im März und April arbeiteten bis zu 3.500 städtische Mitarbeite von zu Hause aus.
303 Videokonferenzen im Jahr 2019 stehen 27.036 Videokonferenzen im Jahr 2020 gegenüber. Zusätzlich zum Stadt-internen System wurde ein externes Konferenz-System eingeführt, über das pro Tag inzwischen rund 300 Videokonferenzen abgewickelt werden. „Das Volumen wird jetzt noch weiter steigen, weil zunehmend auch Onlinekonferenzen für Videoberatungen mit Bürgern eingesetzt werden sollen – wir haben hier das Lizenzvolumen für Besprechungsräume noch einmal ausgeweitet“, erläutert Slawig.
Papierloses Büro
Gerade die Krise und die Notwenigkeit von Homeoffices, so Slawig, habe aber auch gezeigt, dass eine moderne Verwaltung dringend papierlos arbeiten müsse, um flexibel zu sein. Der digitale Aktenplan und die digitale Post würden deshalb derzeit mit großem Tempo umgesetzt. Das erleichtere das Homeoffice nicht nur in der Pandemie, sondern sorge auch für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Letzteres wiederum sei wichtig, um als Arbeitgeber konkurrenzfähig zu bleiben.
Denn um Auszubildende und Arbeitskräfte muss sich die Stadt in Zukunft noch mehr bemühen: Die Stadt hat ein großes Fluktuationsproblem. Der Grund: Die Belegschaft ist überaltert, schon jetzt ist deutlich, dass ab 2023 der Anteil der Menschen, die ihren Arbeitgeber Stadt verlassen, deutlich steigt. Bis 2029 wird die Stadt 2.000 Mitarbeiter, also rund die Hälfte weniger haben – wenn sie nicht gegensteuert. Das versucht sie durch die Ausbildung eigener Fachkräfte. Im Jahr 2020 wurden bei der Stadt 181 junge Menschen ausgebildet, für dieses Jahr sind 205 Azubis geplant. Sie sollen bei der Stadtverwaltung nicht nur in vielen Bereichen wie EDV und Technik, als Erzieherinnen oder im Verwaltungsdienst ausgebildet, sondern durch gezielte und personalisierte Karriereplanung und –förderung auch in der Verwaltung „gehalten“ werden. Dabei hat das Personalamt besonders auch die Führungskräfte im Visier, bei denen die Fluktuation hoch ist. Hier soll zusätzlich durch externe Stellenbesetzungen Abhilfe geschaffen werden. Die Möglichkeit, in Teilzeit oder im Homeoffice zu arbeiten, will die Stadt ebenfalls verstärkt anbieten, um so besonders für Frauen attraktiver Arbeitgeber zu sein. Bei der Besetzung von Führungspositionen mit Frauen will die Stadt eine 50-Prozent-Quote erreichen.
Optimierung von Aufgaben und Abläufen
Um die Verwaltung auch in Zukunft und trotz des demographischen Wandels arbeitsfähig und effektiv zu halten, setzt die Stadt auf Prozess-Optimierung und Digitalisierung. In einem groß angelegten Prozess werden derzeit die einzelnen Aufgaben und Arbeitsabläufe und ihre organisatorischen, rechtlichen und technischen Möglichkeiten und Rahmenbedingungen überprüft und als Ist-Zustand“ erfasst. In einem zweiten Schritt werden dann Ziele, das „Soll“, formuliert und optimierte Abläufe für deren Umsetzung ermittelt. Wo möglich, werden dabei Arbeitsabläufe und –prozesse digitalisiert. Das betrifft dann zum Beispiel die elektronische Akte, den digitalen Posteingang oder die weitere Entwicklung von Online-Service-Angeboten für die Bürger.
Damit die Abläufe und Veränderungen für die Bürger transparent werden, werden Messgrößen und Kennzahlen entwickelt, die Grundlage für ein Controlling- und Berichtssystem sind. Künftig sollen Fallzahlen, Warte- und Bearbeitungszeiten sowie Handlungsbedarfe öffentlich gemacht werden. Das sieht das Arbeitsprogramm von Oberbürgermeister Uwe Schneidewind vor, das er gemeinsam mit dem Verwaltungsvorstand vereinbart hat. Darin sind unter dem Stichwort „Wirksame Verwaltung“ Ziele für Optimierungen in publikumsrelevanten Dienstleistungen der Stadt ebenso festgeschrieben wie die weitere Digitalisierung städtischer Angebote und Dienstleistungen.
Strategisches Handlungsprogramm
Die Verwaltung wird unter Federführung des Haupt- und Personalamtes und unter Berücksichtigung der Erkenntnisse aus dem aktuellen Personalbericht bis zur Sommerpause 2021 ein „strategisches Handlungsprogramm Personalentwicklung“ erarbeiten und dem Fachausschuss vorlegen. Es wird die Ziele und Schwerpunkte zukünftiger Personalentwicklung darstellen und aufzeigen, welche konkreten Maßnahmen dazu in den kommenden zwei Jahren umgesetzt werden.
Ein Mitarbeiter soll sich auf einer neu eingerichteten Stelle im Personalamt künftig um die „Strategische Personalentwicklung“ kümmern. Das beinhaltet Personalplanung, Führungskräfteentwicklung, ebenso wie Personalmarketing, Stärkung der Ausbildung, Qualifizierungskonzepte, Einarbeitungsmaßnahmen und Wissensmanagement.
„Der Jahresbericht bietet eine gute Grundlage für uns, um die notwendige und wünschenswerte Entwicklungen unserer Dienstleistungen weiter zu entwickeln, strategisch zu planen und transparent zu machen“, so Oberbürgermeister Uwe Schneidewind. „Wir wollen eine ´Wirksame Verwaltung´ und gehen das jetzt an. Wir wollen in den Schlüsselbereichen Einwohnermeldeamt, Straßenverkehrsamt, Baurecht, Gebäudemanagement und Ausländerbehörde spürbare Verbesserungen erreichen. Mit den Plänen, wichtige Dienstleistungen in der ehemaligen Bundesbahndirektion zu konzentrieren, kommen wir flankiert durch organisatorische Maßnahmen und Digitalisierung diesem Ziel einen sehr großen Schritt näher.“