Das laufende SAP-System der Stadt Wuppertal ist mit Einführung der doppischen Buchführung seit 2007 im Einsatz. Durch die Ankündigung der SAP, den Support für eingesetzte SAP-Versionen zunächst 2025, nun 2027, einzustellen, ergibt sich die Notwendigkeit, die eingesetzten Lösungen auf die aktuelle Systemversion S/4-HANA zu bringen.

Daher hat die Stadt Wuppertal in dem Zeitraum von April 2018 bis September 2018 in enger Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in einem Vorprojekt die Vorgehensweise, Herausforderungen und Risiken eines Umstellungsprojektes von dem vorhandenen SAP ERP auf die SAP-S/4-Lösungen beleuchtet.

Ein entscheidendes Ergebnis aus dem Vorprojekt ist die Wahl des Ansatzes der SAP-S/4-Einführung nach Greenfield. Das bedeutet, dass ein neues „leeres“ System aufgebaut wird, in dem sämtliche Einstellungen, Einrichtungen und Konfigurationen neu vorgenommen werden müssen. Hierbei handelt es sich zwar im Vergleich zu einer reinen Migration um die anspruchsvollere Variante, allerdings liegt ein Schwerpunkt auf einer umfänglichen Prozessoptimierung und -erneuerung, die auf diesem Wege erzielt werden kann, ohne in die bestehende Prozesslandschaft der Altsysteme eingreifen zu müssen.

Außerdem ist der Greenfield-Ansatz besonders geeignet, um die derzeit eingerichteten Buchungskreise der verschiedenen Konzernunternehmen in eigene Mandanten zu überführen. Hierfür ist eine vom bestehenden System grundlegend abweichende Systemeinstellung hinsichtlich der Datenstruktur notwendig, die nur durch einen parallelen Neuaufbau die notwendige Verfahrenssicherheit gewährleistet.

Das Projekt ist Anfang 2022 gestartet. In Vorbereitung wurden notwendige Vorprojekte (SAP-Archivlandschaft und SAP-Supportsystem) durchgeführt sowie die notwendigen Dienstleistungen zur Unterstützung ausgeschrieben und vergeben.

Da ein festgelegtes Projektziel die Planung des Doppelhaushaltes 2026/2027 in dem neuen System ist, muss eine erste Produktivsetzung der hierfür relevanten Module zum Anfang 2025 erfolgen.