Die klassische Kopplung der Arbeitsleistung an einen festen Arbeitsplatz im Büro wurde an vielen Stellen praktisch über Nacht aufgehoben. Wo früher die Arbeit am häuslichen Arbeitsplatz gar nicht oder nur gelegentlich in Anspruch genommen wurde, ist dies heute in Teilen der Verwaltung zum gelebten Standard geworden. Die internen Umfragen der Stabsstelle Gleichstellung und Antidiskriminierung gemeinsam mit dem Haupt- und Personalamt haben gezeigt, dass viele Beschäftigte sich diese Flexibilität auch für die Zukunft wünschen und nicht wieder komplett in die alten Arbeitsformen zurück möchten.
Ebenso verlagern sich Bürger*innenkontakte zunehmend ins Internet und können über Serviceportale, Onlineservices oder künftig sogar über Chatbots oder Videoberatung erbracht werden. Die zunehmende Digitalisierung und die damit verbundenen technischen Möglichkeiten führen zu einem erheblichen Umdenken und Implementieren neuer Konzepte.
Vor diesem Hintergrund wurde auch das verwaltungsweite Projekt „Zukünftige Arbeitsorganisation bei der Stadtverwaltung Wuppertal“ initiiert, um die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie aufzugreifen und Regeln für künftige moderne Arbeitsformen zu schaffen. Das Projekt befasst sich mit den Fragestellungen zu technischen, personalwirtschaftlichen, organisatorischen und räumlichen Konsequenzen und den sich daraus ergebenden Anforderungen.
„Die klassische Kopplung der Arbeitsleistung an einen festen Arbeitsplatz im Büro wurde an vielen Stellen praktisch über Nacht aufgehoben.“
Fabian Rüggeberg, Teamleiter User-Helpdesk, Amt für Informationstechnik und Digitalisierung, Stadt Wuppertal
Für die Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung bedeutet die Möglichkeit der Nutzung von Telearbeit und mobiler Arbeit eine verbesserte Work-Life-Integration – zum Beispiel im Hinblick auf die bessere Verzahnung von Arbeits- und Lebensstil. Sie ermöglicht einen flexiblen Umgang mit beruflichen Anforderungen, Kinderbetreuung oder der Pflege von Angehörigen sowie Zeitersparnisse durch das Wegfallen des Arbeitsweges. Auch hinsichtlich der Arbeitgeberinnenattraktivität fördert die Telearbeit und mobile Arbeit die Gewinnung von neuem Personal.
Durch die Einführung von so genannten Desksharing-Modellen, bei denen die Mitarbeiter*innen keinen fest zugeteilten Arbeitsplatz haben, können Flächen zukünftig flexibler und effizienter genutzt werden. Einige Leistungseinheiten befinden sich gerade in einer Erprobungsphase für ein solches Modell. Dadurch kann der überall herrschenden Raumnot bei gleichzeitig freistehenden Flächen an anderer Stelle begegnet werden. Für die entsprechende Ressourcenplanung wird ein Buchungssystem eingeführt, mit dem die Buchung des gewünschten Arbeitsplatzes durch die Mitarbeiter*innen erfolgen kann.
Die Umsetzung der einzelnen Maßnahmen wird wesentlich von den gesetzlichen Vorgaben zur Telearbeit und dem mobilen Arbeiten getrieben. So findet beispielsweise der Arbeitsschutz und das Arbeitszeitgesetz strenge Anwendung in den neuen Arbeitsformen.
Weiter wurde sich ausführlich mit nötigen Kommunikations- und Kollaborationstools befasst, Schulungskonzepte evaluiert und die finanzielle Bezuschussung der Mitarbeiter*innen für die Ausstattung des häuslichen Arbeitsplatzes sichergestellt.
Aktuell befindet die Stadtverwaltung Wuppertal sich in der Pilotierung der neuen Arbeitswelt. Alle Piloten werden eng durch den Personalrat, die Arbeitssicherheit, die Schwerbehindertenvertretung und die Gleichstellungsstelle begleitet. Die Ergebnisse fließen dann direkt in das Regelwerk der neuen Arbeitswelten ein.
Ziel ist es, die Beschäftigten abzuholen, in der Umstellung zu unterstützen und bei Problemen rechtzeitig Hilfestellung zu leisten.
Ziele
• großflächiges Homeoffice-Angebot für die Beschäftigten in Verbindung mit Desksharing
• Umstellung von rund 60 % der Arbeitsplätze der Verwaltung auf Desksharing bis 2026
Digitaler Arbeitsplatz
Vor dem Hintergrund der sich stark veränderten Arbeitsorganisation auch bei der Stadtverwaltung Wuppertal sowie der Entkopplung der Arbeitsleistung von Ort und Zeit hat sich gezeigt, wie wichtig es dabei ist, Wege und Werkzeuge für die formelle und informelle Kommunikation zwischen den Beschäftigten zu optimieren. Das heutige Intranet erfüllt diese Anforderungen an eine moderne und zeitgemäße Plattform, die auch Basis für Kommunikation und Teamarbeit ist, nicht mehr.
Eine neue Beschäftigtenplattform soll daher ortsungebunden und über verschiedene Endgeräte erreichbar sein, damit auch Beschäftigte ohne festen PC-Arbeitsplatz von unterwegs am Austausch teilhaben können. Zudem soll die Bereitstellung der Informationen nicht ausschließlich zentral durch Redakteur*innen erfolgen, sondern auch die Beschäftigten aktiv einbeziehen sowie eine direktere und breitere Kommunikation ermöglichen.
Ein schnellerer Austausch und eine verwaltungsweite Zusammenarbeit soll über die neue Beschäftigtenplattform ermöglicht werden. Dabei sollen Elemente der Kommunikation, die aus den Sozialen Medien bekannt sind, integriert werden. Moderne digitale Arbeitsmittel wie z. B. Online-Whiteboards, Projektmanagement-Werkzeuge und die Möglichkeiten zu schnellen digitalen Abstimmungen werden integriert, erleichtern den Austausch und dämmen idealerweise auch die E-Mail-Flut ein.
Führungskräfte, Mitarbeiter*innen und Auszubildende sollen möglichst aktiv Wissen austauschen und zu Projekten und Themen niedrigschwellig miteinander kommunizieren können.
Folglich wird angestrebt, dass das Intranet zum digitalen Arbeitsplatz und zur internen Serviceplattform wird, um eine offene Unternehmenskultur, die Zusammenarbeit, die Identifikation mit der Arbeitgeberin und schließlich auch das Change-Management zu unterstützen.
Ziele
• Inbetriebnahme der neuen Beschäftigtenplattform 2023