Mit der verwaltungsweiten Einführung des digitalen Aktenplans hat die Stadt Wuppertal die Grundlage für die rechts- und revisionssichere Ablage von allgemeinem Schriftgut geschaffen. Parallel und zeitversetzt läuft noch die Anbindung der digitalen Eingangspost, so dass alle Leistungseinheiten der Verwaltung, die den Aktenplan eingeführt haben, anschließend auch ihre Post auf digitalem Wege erhalten.

In der Folge rückt das fallbezogene Schriftgut in den Vordergrund. Damit die Leistungseinheiten, die bislang noch analoge (oder nicht rechts- und revisionssichere digitale) Fallakten führen, vollständig digital und damit unter anderem ortsunabhängig arbeiten können, ist die Einführung von elektronischen Fallakten zwingend erforderlich. Für alle Ämter der Verwaltung müssen die Aktenstrukturen analysiert, in digitale Strukturen überführt und die Schnittstellen zu bestehenden Fachverfahren etabliert werden. Hinzu kommt jeweils die Klärung wie mit Bestandsakten und Altakten umzugehen ist – der Verwaltung stehen in den nächsten Jahren erhebliche Aufwände bevor, um bestehende Aktenarchive zu digitalisieren und aufzulösen.

Wo immer dies möglich ist, erfolgt auch die Abbildung der Fallakten im zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Stadt, entweder durch direkte Ablage im System oder durch Schnittstellen zu den Fachverfahren.

Nur wenn diese Möglichkeit nicht besteht, werden E-Akten-Module der Fachverfahren verwendet, was aber in der Regel zu Problemen mit der nicht ausreichend gegebenen Revisionssicherheit einhergeht.

Mit der Digitalisierung des Schriftgutes müssen auch alle Prozesse digitalisiert werden, die über Dokumente gesteuert werden. Dokumente auszudrucken und später wieder einzuscannen ist ebenso sinnlos wie arbeitsintensiv. Basis solcher digitalen Dokumentenworkflows ist dabei natürlich auch die Möglichkeit, Dokumente digital zu signieren.

Aus diesem Grund sollen alle internen Dokumentenworkflows schrittweise analysiert, optimiert und digitalisiert werden. Als Plattform für die konzeptionellen Vorarbeiten kommt hierbei Picture zum Einsatz, in der in den letzten Jahren alle Prozesse der Verwaltung bereits erfasst worden sind. Konkret bedeutet dies zum Beispiel, dass händische Unterschriften zur Freigabe entfallen und Umlaufmappen nicht mehr von Schreibtisch zu Schreibtisch mit Warte- und Liegezeiten wandern müssen.